15–30 min
od računa mehaničara do plaćanja
Ranije je mehaničar u servisu čekao i do 5 sati
Bustlers / Projekti
TransLine
Počeli smo od goriva. Sada računamo koliko zarađuje svako vozilo
- Klijent
- TransLine — prevoznik hlađene robe i špediter: 18 sopstvenih šlepera, 5.000+ vozila partnera, više od 100 zaposlenih
- Zajedno
- Od 2012. godine. Za to vrijeme kompanija je promijenila tri verzije sajta
- Šta smo uradili
- Povezano sa
- 1C, Bitrix24, Max, GLONASS senzori, izvještaji pet lanaca pumpi
Ukratko
Sve je počelo od goriva. Zatim su se pojavili računi za popravke, troškovi i ekonomika svakog vozila. Sada TransLine vidi koliko ostaje od tura, a mi zajedno pripremamo sistem za druge prevoznike.
Kompanija je već imala plaćene servise, Bitrix24 i 1C. Ali gorivo se moralo sabirati odvojeno, račune su tražili po mejlovima i četovima, a finansijska stručnjakinja je troškove skupljala u Excelu. Počeli smo od jednog konkretnog zadatka: povezati sipanja goriva sa vozilima.
Sada je finansijska stručnjakinja koautorka sistema: testira ga, provjerava obračune i smišlja funkcije zajedno s nama. Svoje zadatke su donijeli vlasnik, rukovodilac i mehaničar. Novi sajt takođe uzima podatke iz sistema — od tarifa prevoza do temperature u teretnom prostoru.
Tura, račun, ekonomika i sajt za 26 sekundi
Pravi ekrani sistema i sajta. Imena, brojevi vozila, kompanije i iznosi su promijenjeni.
Šta se promijenilo u radu i u novcu
Računi se plaćaju brže, prihod se računa tačnije, a klijenti koji utihnu primjećuju se ranije.
17,3%
koliko je bio precijenjen prihod voznog parka
Iznosi sa PDV-om i bez njega sabirali su se zajedno, a sada je osnova jedna
70 od 414
klijenata je počelo da šalje manje — vidi se odmah
Stanje na dan 17. septembra, klijenti u posljednjih 12 mjeseci
760 €
mjesečno je koštao monitoring koji je isključen
Vozila sada prati sopstveni sistem
Podaci stižu sa raznih strana. Novac se računa zajedno.
Odakle stižu podaci
Lanci pumpiIzvještaji pet lanaca u različitim formatima
Računi dobavljačaPDF-ovi i fotografije od mehaničara preko Max-a
1C i platni spiskoviDnevnice, kazne, procenat od prihoda, plate
Planovi lizingaRate i avansi po ugovorima
Platforma za porudžbineTure, klijenti i tarife
GLONASSGdje je vozilo, kilometraža, gorivo, temperatura
Sistem kompanije TransLinePovezuje ture i troškove sa vozilima, provjerava iznose, računa ekonomiku
Provjera na ulazu. Fajl čiji se ukupan iznos ne slaže neće se učitati dok ga ne pogleda čovjek
Ko ga koristi
VlasnikKoliko ostaje od vozila i od kilometra
Generalni direktorKoji klijenti su počeli da šalju manje
Finansijska stručnjakinjaTroškovi, potpunost podataka, obračuni
RukovodilacRačuni za odobravanje ili vraćanje
MehaničarRačun, vozilo, kilometraža i vrsta radova
Ranije je sve živjelo odvojeno. Račun je mogao stići na mejl, u čet ili u Bitrix24. Finansijska stručnjakinja je prenosila iznose u Excel, a izvještaji lanaca pumpi sabirali su se zasebno. Da bi se izračunao rezultat vozila, prvo je trebalo skupiti njegove troškove sa više mjesta.
Sada svaki euro ima svoje vozilo. Računi idu jednim putem, fajlovi se provjeravaju prije učitavanja, a troškovi su vezani za vozila. Iz svakog obračuna može se doći do izvornog računa. Ako za mjesec nedostaju podaci, sistem pokazuje prazninu.
Od goriva do sopstvenog proizvoda
Zajedno od 2012. Sistem smo počeli 2026. godine, a svaki sljedeći zadatak izrastao je iz prethodnog.
- Mart
Počeli smo od goriva
Izvještaje kartica za gorivo sveli smo u jedan pregled po vozilima.
- April
Dodali smo popravke
Naučili smo da prepoznajemo račune i vodimo evidenciju održavanja. Počeli smo novi sajt.
- Maj–jun
Izračunali smo ekonomiku voznog parka
Gume i opšti troškovi, zatim rezultat svakog vozila i kilometra.
- Jul–avgust
Povezali smo račune i vozila
Analitika rezervnih dijelova, računi preko Max-a, sopstveni GPS trag vozila.
- Septembar
Isključili smo plaćeni monitoring
Cijene sopstvenih tura stigle su na sajt, a pojavio se i ekran klijenata koji utihnu.
- sada Oktobar
Pripremamo proizvod
Novi sajt preselio se na glavni domen. Sistem pripremamo za druge prevoznike.
01Sajt
Cijena na sajtu — prema sopstvenim turama
Pošiljaocu treba cijena za turu do večeri. Na sajtu unosi rutu i odmah vidi raspon tarife izračunat na osnovu prevoza koje je kompanija već obavila.
Prije
Sajt na platformi 1C-Bitrix sa bibliotekama iz 2013. godine, na telefonu se stranica nije mogla uvećati. Kalkulator je preuzimao cijenu sa stranice tuđeg sajta.
Poslije
Novi sajt u tamnom dizajnu, zasebne stranice za marketplejsove, trgovinske lance i proizvođače. Kalkulator računa prema sopstvenim turama, a kad je podataka malo, nudi da se cijena obračuna po satu.
- 1Ruta iz spiska od 541 grada.
- 2Cijena kao raspon: model se svaki dan preračunava na osnovu porudžbina iz posljednjih 180 dana, a sajt svakog sata preuzima nove cijene.
- 3Oznaka „prema sopstvenim turama“ — vidi se na čemu se zasniva obračun.
- 4„Linija hladnoće“: temperatura u teretnom prostoru na stvarnoj turi.
- 5Zasebna stranica za marketplejsove, trgovinske lance i proizvođače.
Cifra
Cijenu provjeravamo na stvarnim tarifama
74–76% obračuna spada u ±20% od stvarne tarife. Ispod 70% model ne puštamo na sajt.
74–76%
Nalaz
Temperatura stvarne ture ubjedljivija je od obećanja
Na stranici o prevozu hlađene robe prikazana je tura Moskva → Novosibirsk iz sistema: nijedan sat topliji od −20 °C, 36.777 mjerenja. Pošiljalac vidi kako kompanija održava hladnoću.
02Gorivo
Pet lanaca pumpi — jedan pregled po vozilima
Kraj mjeseca. Pred računovođom je pet izvještaja od pet lanaca pumpi, svaki u svom formatu. Pitanje je jednostavno — koliko je goriva sipalo svako vozilo, — a odgovor se sastavlja ručno.
Prije
Evidencije goriva nije bilo ni u plaćenoj platformi za porudžbine ni u servisu za monitoring. Izvještaji lanaca sabirali su se ručno.
Poslije
Fajlovi se učitavaju takvi kakvi jesu: sistem sam prepoznaje lanac, provjerava ukupan iznos i sastavlja pregled po vozilima.
- 1Izvještaji pet lanaca u jednom pregledu: litri, cijena litra, iznos.
- 2Vidi se koliko je koštala razlika u odnosu na najjeftiniji lanac.
- 3Sipanja goriva koja nisu vezana za vozilo sistem odmah prikazuje.
- 4Razlika od ukupnog iznosa veća od 0,5% zaustavlja učitavanje do provjere.
- 5Za karticu vozača sistem predlaže vozilo na osnovu njegovih tura i GPS traga.
Nalaz
Izvještaj jednog lanca pri učitavanju gubio je 35% iznosa
To je pokazala provjera za jul. Troškovi goriva izgledali su manji nego što su zaista bili.
35%
Nalaz
Kupljeno je više nego što je ušlo u rezervoar
Izvještaje lanca uporedili smo sa senzorima nivoa goriva. Na dva vozila brojke se nisu poklapale — tako su otkrivene krađe goriva.
03Računi za popravke
Mehaničar više ne čeka pola dana na plaćanje
Mehaničar sjedi u servisu: račun je poslan, ali vozilo mu neće dati dok se ne plati. Ranije je to čekanje trajalo i do 5 sati.
Prije
Račun je išao od mehaničara do rukovodioca, zatim do finansijske stručnjakinje u Excelu, pa do računovođa — na mejl i u čet. Kategorije radova svako je pisao na svoj način.
Poslije
Mehaničar šalje račun preko Max-a, rukovodilac ga odobrava ili vraća sa komentarom, a računovođa ga obrađuje. Od slanja do plaćanja prođe 15–30 minuta, zavisno od toga koliko brzo rukovodilac odgovori.
- 1Vozilo mehaničar potvrđuje po krupno prikazanom broju tablica.
- 2Kilometraža se upoređuje sa ranijim zapisima: ako se ne slaže, forma pita za datum radova.
- 3Četiri koraka: fajl, vozilo, kilometraža, vrsta radova. Iznos i broj računa mehaničar ne unosi.
- 4Hitan račun odmah ide u čet računovodstva.
- 5Ako se stavke ne slažu sa ukupnim iznosom, račun dobija oznaku „Provjeriti iznose“.
Cifra
Od ideje do rada — 20 dana
Maketa i opis pojavili su se 16. jula. Od 5. avgusta mehaničar i rukovodilac rade po novom postupku.
20 dana
Zašto
Da se tegljači porede po popravkama
Po stavkama se vidi koliko košta popravka svakog vozila i koji se kvarovi ponavljaju. Odatle je jasno čuva li vozač vozilo i je li sam tegljač bio dobar izbor.
Naš know-how
AI čita račun. Kod provjerava iznose.
Dobavljač šalje PDF od 10 stranica: račun, akt o izvršenim radovima i poresku fakturu. Ranije je prepoznavanje spajalo dokumente — pojavljivali su se duplikati i uvećan iznos. Sada AI samostalno pronalazi stranice računa, a ako ništa ne pronađe, ponovo čita cijeli fajl.
Ukupan iznos, broj i datum unosi računovođa. Kod sa tim iznosom upoređuje zbir pročitanih stavki. Sken je uvijek pored — svako očitavanje čovjek može ispraviti.
Mehaničar šalje PDF→Rukovodilac odobrava→Računovođa obrađuje→AI razvrstava stavke→Kod provjerava iznos→Analitika po vozilu
ljudiAIkod
33 stavke — svaka sa kategorijom: motor, ovjes, kočnice, radovi
Iznosi se slažu: stavke u odnosu na ukupan iznos koji je unio računovođa
15 kategorijau koje AI razvrstava stavke računa
119 gruparezervnih dijelova — da se porede cijene i kvarovi
2%dozvoljena razlika u odnosu na ukupan iznos. Veća — račun ide na provjeru
AI-ju prepuštamo ono što čovjek može provjeriti. Računa kod, odlučuju ljudi.
04Troškovi
62.000 € avansa vraćeno je u evidenciju
Ranije je finansijskoj stručnjakinji veći dio mjeseca odlazio na tabelu sastavljenu iz mejlova i četova: pronaći račun, prenijeti iznos, provjeriti. Sada se troškovi učitavaju fajlovima, a ona provjerava obračune sistema i s nama smišlja šta dodati.
Prije
Avansi za lizing bez datuma nisu ulazili u troškove: za 8 ugovora — 62.000 €. Vozila su izgledala isplativija nego što jesu.
Poslije
Gorivu i popravkama pridružili su se putarina, knjiženja iz 1C, platni spiskovi i planovi lizinga. Avansi se raspoređuju po mjesecima.
- 1Putarina Platon, knjiženja iz 1C, platni spiskovi i lizing — svaki u svom formatu.
- 2Fajl se postavlja takav kakav jeste, prije učitavanja vide se redovi i ukupan iznos.
- 3Svako učitavanje je u dnevniku: period, broj zapisa i iznos.
- 4Pogrešno učitavanje poništava se u cjelini jednim dugmetom.
- 5Avans za lizing bez datuma dijeli se po mjesecima plana.
Nalaz
Avansi za 8 ugovora o lizingu ispadali su iz troškova
Vozila su izgledala isplativija nego što jesu. Sada se avans dijeli po mjesecima i ulazi u ekonomiku svakog vozila.
62.000 €
Odluka
Kazna ide tamo gdje je nastala
Kazna saobraćajne policije iz knjiženja 1C može se pripisati osobi, vozilu ili cijelom voznom parku. Prezimena iz 1C sistem sam povezuje sa zaposlenima i vozačima.
05Ekonomika voznog parka
Ekran neće pokazati dobit koje nema
Vlasnik otvara avgust. Bez provjere potpunosti podataka vidio bi najbolji mjesec u godini: marža 85% i +170.000 €. Ali gorivo i plate još nisu uneseni.
Prije
Prihod sa PDV-om i bez njega sabirao se zajedno. Kilometraža je bila izračunata prema ruti i samo sa teretom. Nepotpuni troškovi pretvarali su običan mjesec u rekordan.
Poslije
Za svako vozilo — prihod i troškovi na istoj osnovi, bez PDV-a, kilometraža prema sopstvenom GPS tragu. Ako podaci nedostaju, ekran to i kaže.
- 1Traka navodi koji podaci za mjesec nedostaju.
- 2Svi iznosi svedeni su na istu osnovu — bez PDV-a.
- 3U kilometražu ulaze i vožnje bez tereta.
- 4Za svaki kilometar vide se prihod, trošak i koliko ostaje.
- 5Prikaz „Bez lizinga“ pokazuje zaradu samog vozila.
Nalaz
Prihod sopstvenog voznog parka bio je precijenjen za 140.000 €
Od maja do jula iznosi sa PDV-om i bez njega sabirani su zajedno. Sveli smo ih na istu osnovu.
17,3%
Odluka
Uporedili smo cijene servisa i promijenili mjesto popravke
Popravka u Kazanju pokazala se znatno skupljom — sada se vozila popravljaju u susjednom Baškortostanu. O samim vozilima još nema odluka: ekonomika radi tek odnedavno, pa je malo punih mjeseci.
06Klijenti
Koji stalni klijenti su počeli da šalju manje
Generalni direktor otvara ekran klijenata i bira koga prepustiti prodajnom timu da ga vrati. Pred njim su oni koji su počeli rjeđe da šalju ili su potpuno nestali.
Prije
Stalnog ekrana nije bilo: spisak se pravio jednokratnom skriptom, uz ručno spajanje dvije baze.
Poslije
Sistem zna uobičajeni ritam svakog klijenta i pokazuje ko je počeo rjeđe da šalje. Prodajni tim ima novi pokazatelj — povratak klijenata koji utihnu.
- 1Pauza se poredi sa uobičajenim ritmom klijenta: „obično jednom u 6 dana“.
- 2Ture po mjesecima: vidi se ko je počeo rjeđe da šalje.
- 3Signal u redu: manje tura, jeftiniji tereti, ne šalje.
- 4Ture i prihod u odnosu na prethodnih 30 dana.
- 5Rast je takođe označen, a odlazak kod drugog logističara razlikuje se od odlaska iz kompanije.
Cifra
Na dan 17. septembra: od 414 klijenata u godini
Obim opada kod 70, 64 su prestala da šalju, 38 raste, a 21 je novih. Kod 114 od 295 klijenata radi više od jednog logističara.
70 od 414
Odluka
Tišinu mjerimo prema ritmu samog klijenta
Jednostavan prosjek je tokom razvoja dao 156 lažnih uzbuna kod klijenata koji šalju svakodnevno. Sedmica bez porudžbine znači jedno za klijenta koji šalje svaki dan, a drugo za onog koji šalje jednom mjesečno.
07Monitoring
Plaćeni monitoring isključen je nakon provjere kilometraže
Prije nego što odustane od plaćene usluge, vlasnik postavlja uslove: kilometraža poznata za 90% tura, razlika ne veća od 2%, mjesec paralelnog rada. I čeka provjeru.
Prije
Za monitoring 36 vozila plaćalo se oko 760 € mjesečno. Da bi se od njega odustalo, trebalo je dokazati da sopstveno praćenje mjeri jednako dobro.
Poslije
Sopstveni sistem prima položaj vozila, kilometražu, nivo goriva i temperaturu u teretnom prostoru. Nakon provjere plaćeni monitoring je isključen.
- 1Kilometri — prema sopstvenom GPS tragu, a ne prema obračunu rute.
- 2Svaka tura ima stvarnu i planiranu kilometražu.
- 3Na mapi se stvarni put prikazuje preko plana.
- 4U kartici vozila — ture, troškovi, održavanje, gorivo i gume.
- 5Odmah se vidi koliko vozilo ostavlja po kilometru.
Odluka
Uslovi za isključivanje postavljeni su unaprijed
Lijevo je vlasnikova granica, desno rezultat provjere: 145 tura od 147.
Cifra
Toliko je godišnje koštao servis koji je isključen
Oko 21 € mjesečno po vozilu, 36 vozila.
9.100 €
Sistem je građen za sopstveni vozni park. Sljedeći korak predložio je vlasnik.
Jako dobro je izašlo, toga nema ni kod koga. Doradit ćemo sistem i prodavati kolegama
DmitryVlasnik kompanije TransLineRačunamo zajedno s onima koji rade
Zajedno
Zaposleni projektuju sistem s nama
Finansijska stručnjakinja testira, provjerava formule i predlaže funkcije. Vlasnik, rukovodilac i mehaničar odlučuju šta treba da bude na ekranima.
Maketa
Prvo pokazujemo ekran
Vlasnik prihvata maketu prije početka programiranja: šta će vidjeti i koju radnju će moći da izvrši.
Kopija
Provjeravamo na pravim podacima
Obračune provjeravamo na kopiji podataka kompanije. Tako su pronađeni propušteni troškovi, tuđi tegljači u porudžbinama i iznosi koji se ne slažu.
3 za jedan dan
Ispravljamo prema povratnim informacijama
Finansijska stručnjakinja je javila o problemima sa septembarskim izvještajima lanaca pumpi. Tri ispravke objavljene su istog dana.
prevoznika je prvog dana napisalo da će kupiti sistem „po svaku cijenu“
Petoro je poželjelo da kupi sistem već prvog dana
Još prije planova da ga prodaje, Dmitry je pokazao sistem u branšnom četu. Već prvog dana petoro je napisalo da će ga kupiti „po svaku cijenu“. Sada pripremamo proizvod za prevoznike.
Branšne programe prave ljudi koji nisu iz prevoza — oni ne znaju šta rukovodilac treba da računa. Ovdje su se sastale dvije vrste stručnosti:
Vlasnik15+ godina u prevozu: zna šta i kako treba računati
+Bustlersznamo kako to izgraditi i dovesti do rada
=Sistemkakvog nema na tržištu
Koju tabelu odavno treba da prestanete da sastavljate?
Recite nam šta sastavljate ručno i koje brojke vam nedostaju. Ne treba vam gotova specifikacija — dovoljno je nekoliko rečenica.
Zajedno ćemo utvrditi od kog zadatka je najbolje početi i procijeniti obim posla, rokove i cijenu.