15–30 мин
от счёта механика до оплаты
Раньше механик ждал в автосервисе до 5 часов
Bustlers / Кейсы
ТрансЛайн
Начали с топлива. Теперь считаем, сколько зарабатывает каждая машина
- Клиент
- ТрансЛайн — рефрижераторный перевозчик и экспедитор: 18 собственных сцепок, 5000+ машин партнёров, больше 100 сотрудников
- Вместе
- С 2012 года. За это время у компании сменились три версии сайта
- Что сделали
- С чем связали
- 1С, Битрикс24, Max, датчики ГЛОНАСС, отчёты пяти топливных сетей
Коротко
Всё началось с топлива. Потом появились счета за ремонт, расходы и экономика каждой машины. Теперь ТрансЛайн видит, сколько остаётся от рейсов, а мы вместе готовим систему для других перевозчиков.
У компании уже были платные сервисы, Битрикс24 и 1С. Но топливо приходилось сводить отдельно, счета искали в почте и чатах, а финансист собирала расходы в Excel. Мы начали с конкретной задачи: связать заправки с машинами.
Теперь финансист — соавтор системы: тестирует её, сверяет расчёты и придумывает функции вместе с нами. Свои задачи принесли собственник, руководитель и механик. Новый сайт тоже берёт данные из системы — от ставок на перевозку до температуры в кузове.
Рейс, счёт, экономика и сайт за 26 секунд
Настоящие экраны системы и сайта. Имена, номера машин, компании и суммы изменены.
Что изменилось в работе и деньгах
Счета оплачивают быстрее, выручку считают точнее, клиентов замечают раньше.
17,3 %
на столько была завышена выручка парка
Суммы с НДС и без складывали вместе, теперь база одна
70 из 414
клиентов стали возить меньше — их видно сразу
На 17 сентября, клиенты за 12 месяцев
72 000 ₽
в месяц стоил мониторинг, который отключили
Машины теперь отслеживает своя система
Данные приходят из разных мест. Деньги считаются вместе.
Откуда приходят данные
Топливные сетиОтчёты пяти сетей в разных форматах
Счета поставщиковPDF и фото от механика через Max
1С и ведомостиКомандировочные, штрафы, проценты, зарплаты
Графики лизингаПлатежи и авансы по договорам
Платформа заявокРейсы, клиенты и ставки
ГЛОНАССГде машина, пробег, топливо, температура
Система ТрансЛайнаПривязывает рейсы и расходы к машинам, проверяет суммы, считает экономику
Проверка на входе. Файл, итог которого не сходится, не загрузится, пока его не посмотрит человек
Кто пользуется
СобственникСколько остаётся с машины и километра
Генеральный директорКакие клиенты стали возить меньше
ФинансистРасходы, полнота данных, расчёты
РуководительСчета на одобрение или возврат
МеханикСчёт, машина, пробег и категория работ
Раньше всё жило по отдельности. Счёт мог прийти на почту, в чат или в Битрикс24. Финансист переносила суммы в Excel, отчёты топливных сетей сводили отдельно. Чтобы посчитать результат машины, сначала нужно было собрать её расходы из разных мест.
Теперь у каждого рубля есть машина. Счета идут по одному маршруту, файлы проверяются перед загрузкой, расходы привязаны к машинам. Из любого расчёта можно дойти до исходного счёта. Если данных за месяц не хватает, система показывает пробел.
От заправок до своего продукта
Вместе с 2012 года. Систему начали в 2026-м, и каждая следующая задача вырастала из предыдущей.
- Март
Начали с топлива
Собрали отчёты топливных карт в сводку по машинам.
- Апрель
Добавили ремонт
Научились распознавать счета и учитывать обслуживание. Начали новый сайт.
- Май–июнь
Посчитали экономику парка
Шины и общие расходы, затем — результат каждой машины и километра.
- Июль–август
Связали счета и машины
Аналитика запчастей, счета через Max, собственный трек транспорта.
- Сентябрь
Отключили платный мониторинг
Цены своих рейсов пришли на сайт, появился экран засыпающих клиентов.
- сейчас Октябрь
Готовим продукт
Новый сайт переехал на основной домен. Систему готовим для других перевозчиков.
01Сайт
Цена на сайте — по собственным рейсам
Грузоотправителю нужна цена на рейс до вечера. Он вводит маршрут на сайте и сразу видит вилку ставки, посчитанную по перевозкам, которые компания уже сделала.
Было
Сайт на 1С-Битрикс с библиотеками 2013 года, на телефоне страницу нельзя было увеличить. Калькулятор брал цену со страницы чужого сайта.
Стало
Новый сайт в тёмном дизайне, отдельные страницы для маркетплейсов, сетей и производителей. Калькулятор считает по своим рейсам, а если данных мало, предлагает рассчитать цену за час.
- 1Маршрут из справочника на 541 город.
- 2Цена вилкой: модель каждый день пересчитывается по заявкам за 180 дней, сайт раз в час забирает свежие цены.
- 3Пометка «по своим рейсам» — видно, на чём основан расчёт.
- 4«Линия холода»: температура в кузове на реальном рейсе.
- 5Своя страница для маркетплейсов, сетей и производителей.
Цифра
Проверяем цену на реальных ставках
74–76 % расчётов попадают в ±20 % от реальной ставки. Ниже 70 % модель на сайт не выпускаем.
74–76 %
Находка
Температура реального рейса продаёт лучше обещаний
На странице рефрижераторных перевозок — рейс Москва → Новосибирск из системы: ни одного часа теплее −20 °C, 36 777 замеров. Грузоотправитель видит, как компания держит холод.
02Топливо
Пять топливных сетей — одна сводка по машинам
Конец месяца. Перед бухгалтером пять отчётов от пяти топливных сетей, у каждого свой формат. Вопрос простой — сколько заправила каждая машина, — а ответ собирается вручную.
Было
Учёта топлива не было ни в платной платформе заявок, ни в сервисе мониторинга. Отчёты сетей сводили руками.
Стало
Файлы загружаются как есть: система сама узнаёт сеть, сверяет итог и собирает сводку по машинам.
- 1Отчёты пяти сетей — в одной сводке: литры, цена литра, сумма.
- 2Видно, сколько стоила разница с самой дешёвой сетью.
- 3Заправки без привязки к машине система показывает сразу.
- 4Расхождение с итогом больше 0,5 % останавливает загрузку до проверки.
- 5Для карты водителя система подсказывает машину по его рейсам и треку.
Находка
Отчёт одной сети терял при загрузке 35 % суммы
Это показала сверка за июль. Расходы на топливо выглядели меньше, чем были на самом деле.
35 %
Находка
Купили больше, чем попало в бак
Отчёты сети сопоставили с датчиками уровня топлива. На двух машинах цифры разошлись — так нашли сливы.
03Счета за ремонт
Механик больше не ждёт оплату полдня
Механик сидит в автосервисе: счёт отправлен, но машину не отдадут, пока его не оплатят. Раньше это ожидание растягивалось до 5 часов.
Было
Счёт шёл от механика руководителю, потом финансисту в Excel, потом бухгалтерам — на почту и в чат. Категории работ каждый писал по-своему.
Стало
Механик отправляет счёт через Max, руководитель одобряет или возвращает с комментарием, бухгалтер проводит. От отправки до оплаты — 15–30 минут, смотря как быстро ответит руководитель.
- 1Машину механик подтверждает по крупному номеру.
- 2Пробег сверяется с прошлыми записями: не сходится — мастер спросит дату работ.
- 3Четыре шага: файл, машина, пробег, вид работ. Сумму и номер механик не вводит.
- 4Срочный счёт сразу уходит в чат бухгалтерии.
- 5Позиции не сошлись с итогом — счёт помечен «Сверить суммы».
Цифра
От идеи до работы — 20 дней
Мокап и описание появились 16 июля. С 5 августа механик и руководитель работают по новой цепочке.
20 дней
Зачем
Сравнивать тягачи по ремонтам
По позициям видно, сколько стоит ремонт каждой машины и какие поломки повторяются. Отсюда понятно, бережёт ли машину водитель и удачным ли оказался сам тягач.
Наше ноу-хау
Нейросеть читает счёт. Код проверяет суммы.
Поставщик присылает PDF на 10 страниц: счёт, акт и счёт-фактуру. Раньше распознавание склеивало документы — появлялись дубли и завышенная сумма. Теперь нейросеть сама находит страницы счёта, а если ничего не нашла, перечитывает весь файл.
Итог, номер и дату вводит бухгалтер. Код сверяет с этим итогом сумму прочитанных позиций. Скан всегда рядом — любое чтение человек может поправить.
Механик отправляет PDF→Руководитель одобряет→Бухгалтер проводит→Нейросеть раскладывает позиции→Код сверяет сумму→Аналитика по машине
людинейросетькод
33 позиции — у каждой статья: двигатель, подвеска, тормоза, работы
Суммы совпадают: позиции против итога, который ввёл бухгалтер
15 категорийпо ним нейросеть раскладывает позиции счёта
119 группзапчастей — чтобы сравнивать цены и поломки
2 %допуск расхождения с итогом. Больше — счёт уходит на сверку
Нейросети отдаём то, что человек может проверить. Считает код, решают люди.
04Расходы
5,9 млн ₽ авансов вернулись в учёт
Раньше большая часть месяца у финансиста уходила на таблицу из писем и чатов: найти счёт, перенести сумму, сверить. Теперь расходы загружаются файлами, а она проверяет расчёты системы и придумывает с нами, что добавить.
Было
Лизинговые авансы без даты не попадали в расходы: по 8 договорам — 5,9 млн ₽. Машины выглядели прибыльнее, чем были.
Стало
К топливу и ремонту добавились дорожный сбор, проводки 1С, зарплатные ведомости и графики лизинга. Авансы распределяются по месяцам.
- 1Платон, проводки 1С, ведомости и лизинг — каждый в своём формате.
- 2Файл кладут как есть, перед загрузкой видны строки и итог.
- 3Каждая загрузка — в журнале: период, сколько записей, на какую сумму.
- 4Неверную загрузку откатывают целиком одной кнопкой.
- 5Аванс по лизингу без даты делится по месяцам графика.
Находка
Авансы по 8 договорам лизинга выпадали из расходов
Машины выглядели прибыльнее, чем были. Теперь аванс делится по месяцам и попадает в экономику каждой машины.
5,9 млн ₽
Решение
Штраф ложится туда, где возник
Штраф ГИБДД из проводок 1С можно отнести на человека, машину или весь парк. Фамилии из 1С система сама сопоставляет с сотрудниками и водителями.
05Экономика парка
Экран не покажет прибыль, которой нет
Собственник открывает август. Без проверки полноты данных он увидел бы лучший месяц года: маржа 85 % и +16 млн ₽. Но топливо и зарплаты ещё не внесены.
Было
Выручку с НДС и без складывали вместе. Пробег брали расчётный и только гружёный. Неполные расходы превращали обычный месяц в рекордный.
Стало
По каждой машине — выручка и расходы на одной базе без НДС, пробег по собственному треку. Если данных не хватает, экран так и говорит.
- 1Плашка называет, каких данных за месяц не хватает.
- 2Все суммы приведены к одной базе — без НДС.
- 3В пробег входят порожние перегоны.
- 4С каждого километра видно доход, расход и сколько остаётся.
- 5Режим «Без лизинга» показывает заработок самой машины.
Находка
Выручка своего парка была завышена на 13,5 млн ₽
За май–июль суммы с НДС и без складывали вместе. Привели их к одной базе.
17,3 %
Решение
Сравнили цены сервисов и сменили место ремонта
Ремонт в Казани оказался заметно дороже — теперь ремонтируются в соседней Башкирии. Решений по самим машинам пока нет: экономика работает недавно, полных месяцев мало.
06Клиенты
Кто из постоянных клиентов стал возить меньше
Генеральный директор открывает экран клиентов и выбирает, кого отдать продажникам на возврат. Перед ним те, кто стал возить реже или пропал совсем.
Было
Постоянного экрана не было: список собирали разовым скриптом, вручную соединяя две базы.
Стало
Система знает привычный ритм каждого клиента и показывает, кто стал возить реже. У отдела продаж появился новый показатель — возврат засыпающих клиентов.
- 1Пауза сравнивается с привычным ритмом клиента: «обычно раз в 6 дней».
- 2Рейсы по месяцам: видно, кто стал возить реже.
- 3Сигнал в строке: рейсов меньше, возит дешевле, не возит.
- 4Рейсы и выручка — против прошлых 30 дней.
- 5Рост тоже отмечен, а уход к другому логисту отличается от ухода из компании.
Цифра
На 17 сентября: из 414 клиентов за год
У 70 падают объёмы, 64 перестали возить, 38 растут, 21 новый. У 114 из 295 клиентов больше одного логиста.
70 из 414
Решение
Тишину считаем по ритму клиента
Простое среднее при разработке дало 156 ложных тревог на ежедневных клиентах. Неделя без заказа у ежедневного клиента и у клиента с рейсом раз в месяц значит разное.
07Мониторинг
Платный мониторинг отключили после сверки километров
Прежде чем отказаться от платного сервиса, собственник ставит условия: километры известны у 90 % рейсов, расхождение не больше 2 %, месяц параллельной работы. И ждёт сверки.
Было
За мониторинг 36 единиц транспорта платили около 72 000 ₽ в месяц. Чтобы отказаться, нужно было доказать, что свой трек считает не хуже.
Стало
Своя система получает положение машин, пробег, уровень топлива и температуру в кузове. После сверки платный мониторинг отключили.
- 1Километры — по собственному треку, а не по расчёту маршрута.
- 2У каждого рейса — факт и план пробега.
- 3На карте фактический путь идёт поверх плана.
- 4В карточке машины — рейсы, расходы, обслуживание, топливо и шины.
- 5Сразу видно, сколько машина оставляет с километра.
Решение
Условия отключения задали заранее
Слева — планка собственника, справа — результат сверки: 145 рейсов из 147.
Цифра
Столько в год стоил сервис, который отключили
Около 2 000 ₽ в месяц за единицу транспорта, 36 единиц.
864 тыс. ₽
Систему строили для своего парка. Следующий шаг предложил собственник.
Очень круто получилось, такого вообще ни у кого нет. Доработаем систему и будем продавать коллегам
ДмитрийСобственник ТрансЛайнаСчитаем вместе с теми, кто работает
Вместе
Сотрудники проектируют систему с нами
Финансист тестирует, сверяет формулы и предлагает функции. Собственник, руководитель и механик решают, что должно быть на экранах.
Мокап
Сначала показываем экран
Собственник принимает мокап до начала программирования: что он увидит и какое действие сможет сделать.
Копия
Сверяем на настоящих данных
Расчёты проверяем на копии данных компании. Так нашлись пропущенные расходы, чужие тягачи в заявках и несовпадающие суммы.
3 за день
Исправляем по обратной связи
Финансист написала о проблемах с сентябрьскими отчётами топливных сетей. Три исправления вышли в тот же день.
перевозчиков в первый день написали, что купят систему «за любые деньги»
Пятеро захотели купить систему в первый день
Ещё до планов продавать Дмитрий показал систему в отраслевом чате. В первый же день пятеро написали, что купят её «за любые деньги». Теперь готовим продукт для перевозчиков.
Отраслевые программы строят люди не из перевозок — они не знают, что руководителю нужно считать. Здесь сошлись две экспертизы:
Собственник15+ лет в перевозках: знает, что и как считать
+Bustlersзнаем, как это построить и довести до работы
=Системакакой нет на рынке
Какую таблицу вам давно пора перестать собирать?
Расскажите, что собираете руками и каких цифр не хватает. Готовое ТЗ не нужно — достаточно нескольких предложений.
Разберёмся, с какой задачи стоит начать, и оценим объём работ, сроки и стоимость.